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（一）会议记录的含义
会议记录是会议期间记载会议进程和内容的原始性文件，是形成决定、决议、会议纪要等会议最后文件的基础。在一些法定性会议中，会议记录经发言者和会议领导人确认签字后，具有法律效力。
（二）会议记录的种类
按记录的详略要求来分，会议记录可分为详细记录、摘要记录和简易记录。
（三）会议记录的结构和写法
1．标题。一般由会议名称和“记录”组成，如：“××公司2005年度销售工作会议记录”。也可由单位名称和“会议记录”组成，如“×××公司会议记录”，但会议名称必须在首部的中显示。
2．首部。会议记录的首部的任务是反映会议的基本情况，一般要求采用表格的形式，以便使每个项目清楚明了。具体项目包括：
（1）会议的名称。会议名称一定要写全称。
（2）会议时间。包括开始时间、结束时间和中间休会时间。时间要具体到时、分。
（3）会议地点。应具体到会场名称或房间号码。
（4）会议主席。即会议的召集人或主持人，要写明姓名和职务。联席会议、多边会议还应当写明主持人所在的单位名称。
（5）参加人员。包括出席人、列席人、旁听人，不同性质的与会者要分类记录，并写明姓名，单位、职务。
（6）缺席人员。法定性会的记录应当反映缺席情况，这样既可以让组织者了解缺席情况，便于事后补会，也可以清楚地反映会议应该出席的范围，这对日后查考和研究会议十分重要。
3．主体。主体部分的任务是记载会议的进程和内容，具体包括：
（1）会议的议程和议题。议题的记录要完整。如果是讨论或审议某一项文件，应写明文件的完整标题。以口头方式提出的临时动议，可以作为发言来记录。
（2）发言情况。发言情况是会议记录的重点，包括发言人姓名和发言内容两部分。详细记录要求有言必录，并记录插话、争论、表态等情况。摘要记录记其发言要点即可。
（3）会议结果。包括对议题的通过、缓议、撤销、否决情况。如果经表决通过或否决了某个议题，要记录表决对象的名称、表决的方式（如口头表决、举手表决、投票表决、表决器表决等）、表决的结果（同意、反对、弃权的统计数字）。如实行多轮投票，每轮投票的情况都要记录在案。
（4）会场情况。即会议期间会场内所发生的与会议进程有关并且具有记录价值的情况，如与会者的掌声、笑声、迟到、早退、中途退场以及其他影响会议进程的情况。
4．尾部。尾部的任务是记载署名的情况。署名是对记录的真实性郑重负责的体现。以下四种人需要署名：
（1）记录人。
（2）审核人。审核人对记录的真实性负领导责任。
（3）发言人。论证会、鉴定会、听证会以及国际性组织的重要会议，可以要求发言人会后对记录进行核对并签字。
（4）法定的签字人员。公司的股东会、董事会应当对所议事项的决定作成会议记录，出席会议的股东、董事应当在会议记录上签名。
署名一般应置于会议记录的尾部，用以表示记录完整性，同时也避免有人在正文部分私加文字。如将记录人、审核人置于首部，必须在结e799bee5baa6e997aee7ad94e58685e5aeb9365尾处写明“会议结束”的字样。如需发言人签署，则应当置于尾部。
所谓动议,是指出席会议的人,提出一个问题或意见,请求与会者予以讨论或采纳。临时动议只是偶然地在会议中出现,与主动议无直接关系,但常涉及偶然与会议进行有关的事件。